Esta herramienta de trabajo y estudio tiene varios trucos para poder ser utilizada al máximo. Cuáles son.
Actualmente Google Drive es una de las herramientas más utilizadas por los usuarios ya sea laboralmente como en el ámbito estudiantil, ya que facilita el almacenamiento de diversos documentos, imágenes y videos.
Esta aplicación es súper relevante porque posibilita crear, editar y guardar archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, además de trabajar con ellos de forma colaborativa con otros compañeros.
Es ideal para ahorrar mucho tiempo y cuenta con funciones que pueden ayudar a desarrollar una tarea de manera más eficiente, así como también de manera ordenada.
Cada vez hay más empresas moviendo sus documentos a este tipo de herramientas, debido a que la colaboración entre equipos de trabajo ayuda a intercambiar ideas, tener una participación equitativa y resolver problemas.
8 consejos para mantener organizado Google Drive
Organizar Google Drive permite hacer del trabajo compartido, una manera más segura y ágil de trabajar.
Existen varios tips para utilizar esta herramienta al máximo, aprovechando todas sus funciones, de forma que los archivos se administren mejor y sean más accesibles al usuario en el momento de utilizarlos.
- Mencionar los archivos de forma coherente
Esta recomendación es muy conocida pero no deja de ser útil. Google Drive permite renombrar los archivos a gusto de cada uno, pero lo ideal es ser razonable con el nombre para conseguir una mejor organización.
Si los nombres de los archivos son cortos pero significativos, esto hará más fácil el trabajo para uno y para todo el equipo de trabajo.
Google Drive permite ver el ícono del archivo y filtrar por tipo, como Documentos, Presentaciones, etc. de esta manera se puede evitar poner el nombre del tipo de archivo.
Esta herramienta permite ver la última vez que se abrió o edito un archivo, por lo que no es necesario agregar una fecha. Para abreviar se recomienda usar letras mayúsculas..
Google ordena automáticamente los archivos en orden alfabético, por lo que esto también ayuda a ver las cosas con mayor claridad, y no es necesario nombrar con diferentes versiones del mismo título.
- Usar descripciones para los archivos y carpetas
Google Drive permite agregar más información a cada uno de los archivos y carpetas. De esta manera se puede ver los detalles y la actividad relacionada con ellos realizando lo siguiente:
Seleccionar primero el archivo / carpeta
Hacer clic en el ícono “Ver detalles” cerca de la parte superior derecha.
Agrega información adicional, como una nota o una descripción detallada.
- Usar colores para las carpetas
Agregar color a las carpetas puede ayudar a reconocer visualmente los archivos más rápido y brindar formas adicionales de organizar esta herramienta.
No solo es más atractivo visualmente, sino que también se puede asignar significado a colores específicos.
Para cambiar el color de la carpeta desde Drive se deben seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho en la carpeta
Ir a Cambiar color
Seleccionar el color de la paleta
Se puede agregar color a todas las carpetas, o simplemente agregar color a las carpetas más importantes para que se destaquen.
- Probar un sistema de numeración
Asignar un número a archivos y carpetas puede ayudar a destacar las carpetas más importantes en la parte superior de “Mi unidad”, sin importar su nombre.
Al desplegar “Mi Unidad”, siempre aparecerán primero las carpetas con número y después las que comienzan con letras. Combinar ambos sistemas (colores y números) puede resultar muy útil a la hora de asignar relevancia, urgencia, categorías, etc.
